FORMULARIOS

Una de las herramientas de Google Docs es su formulario. Se trata de crear un documento para la recogida de datos, ya sea de forma personalizada o anónima.

Al      entrar en nuestra cuenta de  Gmail, en la parte superior, aparece una  barra (como la imagen de al lado), d onde aparece: Calendar, Docs, Fotos, etc. Habrá que pinchar sobre Do cs para poder acceder al paquete ofimático que Google ofrece deforma gratuita.

Al  entrar  aparece  el menú  de  Google Docs. Tenemos dos opciones de trabajo: crear y utilizar documentos propios de Google  o bien subir documentos propios creados con OpenOffice o Microsoft Office. En el caso de que optemos por trabajar con documentos subidos, debemos saber que Google nos da  un espacio limitado, 1GB, mientras que si utilizamos documentos de la  aplicación, Google no contará el espacio que ocupan  nuestros documentos.

Para crear un documento, habrá que pinchar sobre la pestaña “Crear nuevo ” y elegir la opción que deseemos. Las posibilidades son: 

Documento, Presentación, Hoja de cálculo, Dibujo, Colección y Desde la plantilla. En nuestro caso, elegiremos “Formulario”.

Aparece la siguiente pantalla y empezamos el diseño del formulario.

Título del formulario.

Habrá que dar título al formulario. Este título será el mismo del documento.

Información del formulario
En algunos formularios conviene hacer una explicación sobre el tema del formulario, para qué servirán los datos o bien, indicar instrucciones de utilización.

Preguntas para el formulario
Por defecto aparecen dos preguntas. En todos los casos habrá que dar un “título a la pregunta”.

Si se necesita, habrá que poner un “texto de ayuda” para facilitar al usuario la contestación de la pregunta. Además habrá que elegir el “tipo de pregunta”

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Tipo de pregunta
Existen siete tipos de preguntas.  Habrá que pinchar en la flecha para desplegarlas posibilidades y elegir el tipo de pregunta deseado.

Pregunta obligatoria
Debajo de cada pregunta nos encontramos con una casilla de aceptación para hacer que la pregunta sea obligatoria. Si seleccionamos esta casilla, cuando se deje de contestar esa pregunta, no la enviará y solicitará al usuario que complete el formulario.

Finalizado
Una vez que hayamos creado nuestra pregunta, habrá que pinchar sobre “Finalizado” para darla por acabada y poder pasar a otra pregunta. Ya hemos comentado que por defecto aparecen dos preguntas, sise quiere añadir más preguntas, habrá que pinchar sobre la opción“+ Añadir elemento”, situado en la parte superior izquierda. A la derecha de este botón, existe otro llamado “Tema: Plain” para modificar el tema. Sirve para dar un aspecto estético al formulario a partir de una gran cantidad (97) de plantillas. Es conveniente utilizar plantillas que sean “limpias”, que el propio diseño no entorpezca la realización del formulario.

TIPOS DE PREGUNTA
Los siete tipos de preguntas que existen son:

•  Texto: Este tipo de pregunta sirve para recoger un texto corto del tipo de Nombre, Apellido, Correo electrónico, etc.

• Texto de párrafo: Sirve para recoger un texto más largo, del tipo de “comentarios”, “observaciones”, es decir, aportaciones propias.

• Tipo test: Este tipo sirve para coger UNA SOLA opción de las distintas posibilidades que se presentan.  Casillas circulares.

Ejemplo:

¿cómo ha sido el examen?, Muy Fácil - Fácil - Difícil - Muy Difícil. Solo podríamos elegir una de las Cuatro.

• Casilla de verificación: La casilla de verificación se utiliza para coger  VARIAS opciones de las distintas posibilidades que se presentan. Son casilla cuadradas

Ejemplo: 
¿qué día te viene bien para la recuperación?, lunes – martes – Jueves.

el alumno que vaya a contestar podrá elegir un sólo día, o bien dos o bien los tres. Después de recoger los datos, servirá para ver qué día es el más apropiado para la recuperación.

• Elegir de una lista: Tendremos que proporcionar una lista de posibilidades. El alumno desplegará las posibilidades y elegirá una de las opciones que aparece en la lista. Es parecida a la de tipo test, se diferencia en el momento de recoger los datos.

• Escala: Ofrece una escala de valoración entre 0 y 10 para hacer cualquier tipo de valoración. También se pueden elegir otros límites, por ejemplo entre 0 y 5 o bien entre 1 y 5, etc.

• Cuadrícula: Se trata de una matriz de doble entrada, una en la zona izquierda y otra en la superior. Sirve por tanto para recoger en una sola pregunta valoraciones de distintos apartados.

EDICIÓN.

A la derecha de cada pregunta, aparecen tres iconos.

El primero es un lápiz y sirve para editar la pregunta.

El segundo son dos hojas, sirven para copiar la pregunta, posteriormente se podrá editar y modificar una de ellas.

La tercera opción, una papelera, y lógicamente es para borrar la pregunta.

OTRO. Entre los elementos que aparecen en “+ Añadir elemento” y no son preguntas, tenemos el apartado para “otro“, donde encontramos: “Encabezado de sección” y “Salto de página”.

Encabezado de sección
Para formularios un poco largos o complejos, podemos estructurar y organizarlos mejor por medio de los “encabezados de sección”. Se trata de una especie de título para las preguntas que van a continuación. Hay que poner el “texto de encabezado” (título de la sección), mientras que la “descripción”será opcional. Después habrá que desplazar este elemento al sitio que corresponda. No afecta a la recogida de datos.

Salto de página
Este elemento es exclusivo para cuando los formularios sean excesivamente largos. Se estructurará, mediante páginas, para que sea más cómoda su realización En el título de la página se ha puesto “Página 2”, pero se podría poner según la temática: datos personales, opiniones personales, etc.

Mientras estamos creando nuestro formulario, este se va guardando cada poco tiempo, aunque una vez finalizado, habrá que hacer clic en “Guardar” para cerciorarnos que el formulario ha quedado guardado.

Para ver cómo queda el formulario que acabamos de crear habría a la parte inferior del panel de edición del formulario. Después de “Aquí puedes ver los formularios publicados” aparece la dirección web del formulario. Hacemos clic sobre la dirección web o bien, copiamos toda la línea (la parte azul) y la pegamos en el navegador web.

Realizada esta operación nos encontraremos el formulario que podemos ver en la página siguiente. Tendríamos que enviar esta dirección a todas las personas que queremos que cumplimenten el formulario

Cuando lo completemos pulsamos continuar

Al pulsar enviar nos aparecerá la siguiente imagen confirmando el registro

OTROS ELEMENTOS

En la pantalla de creación del formulario hay otros elementos importantes que no debemos olvidar, estos son:

Diseño estético (Tema: Plain).
Cuando creamos nuestro formulario se hace en un estilo llamado “tema plano” pero la aplicación nos ofrece un montón (hasta 97 plantillas) de diseños estéticos. Para ver las posibilidades que me ofrece habrá que pinchar sobre “Tema: Plain” en la parte superior derecha y seleccionar la opción que más nos guste. Después de previsualizado, si nos gusta, hacemos clic sobre “Aplicar”. Elegimos Books Modern.

Enviar
Después de creado el formulario, tendremos que mandárselo a una serie de personas para que lo realicen; utilizaremos “Enviar este formulario por correo electrónico”.Aparece una pantalla donde tendremos que poner las direcciones de correo electrónico de las personas que tienen que rellenar el formulario. i los receptores del formulario tienen correo de Gmail, podrán recibir el formulario en el propio correo.

Ver respuestas
En la opción “Ver respuestas” encontramos un desplegable 

• Resumen.
A partir de esta opción podremos encontrar un resumen, sencillo pero efectivo, de los datos aportados en las respuestas.

• Hoja de cálculo

Más acciones

En la pestaña “Más acciones” tenemos un desplegable con dos acciones:

• Insertar
Ya hemos visto que el formulario se puede mandar por correo electrónico pero es muy interesante la opción que permite incrustar (embeber)el formulario en un Blog, una Web o una Intranet. De esta forma, el formulario estará público en todo momento. Nosotros decidiremos cuando recibimos respuestas y cuando no. Después de hacer clic en insertar, aparece un código (iframe) que tendremos que copiar y pegar en el blog o sitio web que deseemos. Habrá que copiarlo a través del editor HTML

Modificar confirmación
Cuando un usuario rellena un formulario y le envía, la aplicación le devuelve un mensaje de agradecimiento, creado por defecto.

Este mensaje lo podemos modificar en los términos que deseemos.  Muchas gracias por tu colaboración, etc
Además, si seleccionamos la casilla de“ Publicar resumen de respuestas”, al aparecer el mensaje de gratitud, aparecerá un enlace al resumen de las respuestas recibidas hasta el momento